Diseñar un RPO a la medida es una tarea compleja, pero para el momento en que llegue la fase de implementación, tú y tu proveedor ya deberían tener una comprensión clara de las necesidades organizacionales. Esto se debe a que el proceso de contratación ayuda a ambas partes a definir qué servicios estarán dentro del alcance, los SLA involucrados y cómo se alcanzarán.
Al inicio de la implementación, el proveedor de RPO llevará a cabo una evaluación exhaustiva de los procesos actuales de reclutamiento. Aunque durante la licitación y la negociación ya se haya adquirido cierta comprensión de dichos procesos, es hasta que se realiza un análisis profundo cuando se puede diseñar e implementar un programa verdaderamente adecuado. Con frecuencia, la percepción que tiene el equipo directivo del cliente sobre sus propios procesos puede diferir de la realidad operativa, lo cual puede retrasar el lanzamiento del programa.
Aunque los SLA (acuerdos de nivel de servicio) sirven como marco para garantizar que el programa esté en el rumbo correcto, puede haber casos en los que el cliente se sienta insatisfecho incluso si el proveedor cumple con esos acuerdos. Por eso, es fundamental que ambas partes mantengan flexibilidad. Por ejemplo, si el cliente no cumple con el volumen de vacantes comprometido en el contrato, o si el tiempo de cobertura de un puesto no mejora debido a circunstancias extraordinarias, el modelo de RPO debe contar con mecanismos que permitan gestionar este tipo de excepciones.
A medida que el programa madura, los clientes suelen empezar a demandar mayor innovación. Actualmente, los contratos de tercera y cuarta generación han evolucionado más allá de lo operativo para incluir servicios de alto valor, como:
- Soporte en planificación de la fuerza laboral
- Analítica avanzada
- Employer branding
- Creación y gestión de comunidades de talento
- Rediseño de procesos
Estos elementos permiten que el RPO no solo sea eficiente, sino también estratégico.
gestión del cambio
La efectividad de un programa RPO dependerá en parte de qué tan bien pueda adaptarse tu organización a los nuevos procesos, por lo que es fundamental contar con un plan de gestión del cambio. Este proceso implica cuatro pasos clave:
1. Comunicación inicial
Presenta el cambio, explica qué implica para la organización y promueve el concepto y sus beneficios entre todas las partes interesadas. Identifica y activa a tus agentes de cambio: aquellas personas que mejor te ayudarán a impulsar la nueva iniciativa.
2. Capacitación y formación
Explica a los usuarios cómo los afectará el programa directamente, qué servicios incluye la nueva solución y cómo pueden acceder a ellos.
3. Retroalimentación
Mide la satisfacción y recopila comentarios de manera periódica. Documenta los logros y desafíos, y asegúrate de que estás obteniendo los mejores resultados tanto de los recursos internos como externos.
4. Compromiso
Es esencial mantener una comunicación constante, complementada con encuestas de satisfacción y un plan de acción basado en los comentarios recibidos. Involucra a expertos en gestión del cambio y comunicación de ambas partes para garantizar una implementación exitosa.
seleccionar al equipo de implementación
La implementación de un RPO requiere de una comunidad amplia de stakeholders, tanto del lado del cliente como del proveedor, para garantizar el éxito del programa. Elegir a los representantes correctos desde el inicio marcará el tono del resto del proceso, por lo que es clave asegurarse de que cada persona tenga la disponibilidad y el compromiso necesarios para asumir sus responsabilidades.
Es igualmente importante que los compradores de RPO se aseguren de asignar los recursos necesarios para la implementación. Contar con un equipo dedicado y enfocado es un factor determinante para alcanzar una transición fluida y efectiva.
5 fases clave de la implementación
En cualquier implementación de programa, hay cinco fases clave que tienen lugar, precedidas por un trabajo de preparación y seguidas por una etapa de cierre. Seguir estas fases fundamentales ayuda a garantizar una experiencia de incorporación fluida. También permite que el cliente y el proveedor del servicio familiaricen a sus equipos y establezcan relaciones de trabajo cercanas durante la vigencia del RPO. Estas fases incluyen:
- Planificación
- Descubrimiento
- Diseño
- Instalación y transición
- Transferencia operativa
Una de las claves del éxito es crear un plan de proyecto detallado con hitos realistas. Tanto tú como tu proveedor de servicios deben comprometer los recursos necesarios durante este tiempo para asegurar una transición sin contratiempos. El líder operativo será una parte integral del esfuerzo de implementación para asegurar que no se pierda conocimiento cuando el programa entre en operación. Después de la implementación, una revisión del despliegue proporciona aprendizajes para todo el equipo.
estrategia de comunicación y capacitación
¿Cómo puedes comunicarte de manera más efectiva con tu grupo de interés? ¿Qué debes comunicar y con qué frecuencia? ¿Cuáles son los mejores canales para hacerlo? ¿Cómo puedes aprovechar el apoyo del área de comunicación interna o corporativa? Desarrollar el mensaje correcto es fundamental, pero también lo es el método de comunicación. Los elementos clave de la estrategia incluyen:
- Investigar tu marca y el posicionamiento de la competencia para obtener información actualizada.
- Determinar cómo difundir el mensaje y cómo amplificarlo.
- Desarrollar un plan de comunicación que identifique el "quién, qué, cuándo, por qué y cómo".
- Identificar a los stakeholders de comunicación y sus responsabilidades clave.
- Asegurar que la comunicación sea bidireccional, con canales para recibir retroalimentación.
Una parte fundamental para comunicar el nuevo programa y sus cambios es la capacitación de los usuarios. Los proveedores de RPO, gracias a su experiencia con otros clientes, pueden asumir un rol protagónico en esta tarea. Ofrecer diversas opciones de formación (virtuales o presenciales) puede acelerar la adopción del programa y aumentar la satisfacción de los usuarios.
operación del programa
Después de la implementación, la estabilidad del programa se convierte en la prioridad. Muchos de los pasos mencionados anteriormente se repiten y refuerzan, lo que ayuda a consolidar el modelo operativo. Reforzar el compromiso es una actividad constante, por lo que solicitar retroalimentación continua es esencial para asegurar el éxito. Esta actividad puede ser gestionada internamente o por el proveedor de RPO. Las encuestas a los managers de contratación proporcionarán una visión clara del nivel de compromiso.
Pronto deberías comenzar a ver algunos de los resultados del programa, ya sea en forma de ahorro de costos, reducción en los tiempos de los procesos, mejor acceso a talento de calidad o mayor satisfacción de los managers de contratación. Reportar los indicadores clave del programa ayuda tanto a ti como a tu proveedor a tener claridad sobre el rumbo del mismo. Analizar los SLA, como el tiempo para cubrir vacantes, la proporción de candidatos enviados a entrevistas y la satisfacción de las nuevas contrataciones, así como KPIs críticos como la proporción de entrevistas por oferta, la tasa de aceptación de ofertas y la antigüedad de las requisiciones, permite identificar tendencias. Deberían observarse mejoras progresivas en los resultados; de no ser así, será necesario tomar acciones correctivas.
gobernanza y escalamiento
Una estrategia de gobernanza mejora la efectividad del RPO al ofrecer ventajas operativas en varios frentes. Al contar con un mecanismo formal para la toma de decisiones, esta estrategia permite tanto al cliente como al proveedor de RPO actuar con rapidez ante necesidades o condiciones cambiantes, lo que incrementa la agilidad del negocio en general.
Además, en la operación diaria del RPO, la gobernanza proporciona mecanismos estructurados para resolver o escalar problemas de manera oportuna. Finalmente, con un gerente o equipo de gestión dedicado al RPO trabajando junto al cliente, se establece un puente entre el equipo interno y el proveedor, lo que permite a ambas partes colaborar de forma más eficiente y eficaz. Una relación sólida contribuirá a resolver problemas y avanzar en los objetivos del programa.
Generalmente, la gobernanza está a cargo de un comité directivo. Este grupo debe estar conformado por los responsables globales o corporativos de Recursos Humanos y reclutamiento, así como por otras partes interesadas del área de compras y del negocio. Por parte del proveedor, el comité debe incluir al responsable global o corporativo de la unidad de negocio de RPO, así como al gerente de cuenta y al gerente global de entrega del proveedor.
Las revisiones trimestrales del negocio y las reuniones periódicas permiten destacar los logros del programa, los problemas por resolver y las áreas de mejora e innovación. También deben realizarse reuniones regulares entre los responsables regionales o departamentales de reclutamiento, el gerente dedicado al RPO y el equipo de gestión del RPO.
El modelo de gobernanza debe definir claramente los roles de todos los involucrados. Al establecer líneas de reporte, identificar a los responsables de tomar decisiones y definir los mecanismos de escalamiento, se crea un proceso claro para la supervisión y la implementación de medidas correctivas. Asimismo, debe ofrecer retroalimentación constante a los actores del programa para evaluar si las prácticas actuales están alineadas con el marco de gobernanza.
¿la adquisición de talento aporta valor al negocio?
- ¿Puedes demostrar cómo un proceso de reclutamiento eficaz contribuye a los resultados del negocio?
- ¿Tienes la capacidad de adaptar rápidamente la planificación de personal ante cambios en las necesidades del mercado?
- ¿Tus managers de contratación acuden a ti en busca de asesoría para sus procesos de selección?
- ¿Tu planificación de talento se basa en datos significativos del mercado y de la organización?
- ¿Cómo estás colaborando con los líderes organizacionales para adquirir — ya sea internamente o en el mercado externo — las habilidades aprendidas y naturales que serán clave en el futuro?
3 consejos para elegir la solución RPO adecuada
- Escucha a tus stakeholders internos: Realiza un sondeo para identificar sus principales retos y desarrolla un plan para abordarlos a través de una estrategia de contratación eficaz.
- Define los objetivos clave de adquisición de talento: Establece metas claras y colabora con un proveedor de servicios para evaluar las opciones que te ayuden a alcanzarlas.
- Piensa a largo plazo: Analiza cómo crecerá tu empresa en el futuro (ya sea geográficamente o en nuevas líneas de negocio) y elige una solución que esté preparada para acompañar ese crecimiento.